Ordnung schaffen und -halten

Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir zuerst einmal Ordnung schaffen. Haben Sie alles was man braucht, um Ordnung zu halten? Sehen Sie sich die folgende Auflistung an!

Haben Sie diese Produkte?

  • Locher
  • Hefter
  • Ablagefächer
  • Diverse Ordner
  • Trenner für die Ordner
  • Aufbewahrungsort
  • Schreibtisch
  • Kleinigkeiten (Stifte, Büroklammern, etc.)

Wenn Ihnen noch was fehlt, kaufen Sie sich so schnell wie möglich die noch fehlenden Produkte für die Organisation Ihrer Dokumente. Sie werden Ihnen dabei helfen, auf Ihrem nun eingeschlagenen Weg Ordnung zu halten. Bei Amazon finden Sie alles was Sie brauchen. Lassen Sie uns kurz darüber sprechen, bevor es ans Eingemachte geht. Wir werden hier allerdings nur auf die Ablagefächer, die Ordner und die Trenner eingehen. Der Rest wie Locher, Hefter etc. bedarf vermutlich keiner Erklärung.

Die Ablagefächer

Sie brauchen eigentlich nur zwei Ablagefächer! Ein Ablagefach für den „Posteingang“ und ein Ablagefach für die „Tagesaufgaben“. In dem Fach „Posteingang“ befinden sich alle Unterlagen, die Sie in der nächsten Zeit zu erledigen haben. Sortiert nach Fälligkeitsdatum aufsteigend. Das, was als Erstes erledigt oder bezahlt werden muss, liegt ganz oben. Jedes mal wenn ein Brief ins Haus kommt, öffnen Sie diesen umgehend, lesen ihn sorgfältig und ordnen ihn dann entsprechend der Fälligkeit in Ihren Stapel ein. Wenn es sich lediglich um einen Informationsbrief handelt, heften Sie den Brief umgehend in den richtigen Ordner ab.

Jeden Abend bereiten Sie Ihr Ablagefach „Tagesaufgaben“ für den nächsten Tag vor. Sie nehmen alle Dokumente aus dem Posteingang heraus, die Sie morgen im Laufe des Tages erledigen müssen. Das Fach „Tagesaufgaben“ sollte immer leer sein, bevor Sie die Aufgaben für den nächsten Tag planen. Erledigte Dokumente werden nach der Erledigung unverzüglich in den richtigen Ordner einsortiert. So fliegen nicht 100 bezahlte Rechnungen oder Dokumente in der Gegend herum.

Dadurch erreichen Sie einen sauberen Arbeitsfluss vom Posteingang bis zur Ablage in die Ordner. Damit sparen Sie viel Zeit und Energie, die Sie für wichtigere Dinge nutzen können.

Diverse Ordner

Sie brauchen eine gewisse Anzahl an Ordnern, in denen Sie Ihre Rechnungen und Dokumente sorgfältig aufbewahren. Die Sortierung ist im Allgemeinem nach Datum absteigend, d.h. das neuste liegt immer oben. Sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle und haben lieber einen Ordner zu viel, als einen Ordner zu wenig. Sie sollten für jedes „Oberthema“ mindestens einen Ordner haben. Diese könnten wie folgt aussehen:

  • Haus / Wohnung
  • Auto
  • Versicherungen
  • Rechnungen
  • Garantiebelege
  • Steuern
  • Bank
  • Kinder
  • Rente
  • Lohnabrechnungen
  • etc.

Um so detaillierter die Einteilung, umso einfacher ist das spätere Auffinden benötigter Dokumente.

Trenner für die Ordner

Innerhalb der jeweiligen Ordner sollten Sie unbedingt diverse sinnvolle Trenner nutzen, um noch schneller die erforderlichen Dokumente zu finden. Wie das aussieht ist abhängig von dem Ordnerthema. Bei Garantiebelegen habe ich z.B. ein Register von A-Z. Die Belege werden dann entsprechend des Firmennamens unter dem jeweiligen Register abgelegt. Wiederkehrende Rechnungen unterscheide ich wiederum direkt nach Firmennamen für Strom, Gas, Telefon, Müll etc. und ordne diese dann nach Datum absteigend in die Ordner ein. Die letzte Rechnung ist also immer oben und als erstes sichtbar. Der Autoordner hat wiederum Trenner für Versicherung, Steuern, Reparaturen usw. Hier muss jeder den für sich besten Weg zur Organisation finden.

Nehmen Sie sich viel Zeit für die anschließenden Aufgaben, da sie ein entscheidender Faktor für den Erfolg sind.

Nachdem wir nun unser Büromaterial organisiert haben, können wir endlich anfangen Ordnung zu schaffen. Setzen Sie sich in aller Ruhe hin und öffnen Sie alle ungeöffneten Briefe. Fangen Sie an, die Briefe nach Absender und Datum aufsteigend zu sortieren und lesen Sie jeden Brief aufmerksam durch. Lassen Sie sich dabei nicht ablenken und konzentrieren sich auf die Arbeit. Sollten Sie noch irgendwo eine Zettelwirtschaft mit bereits geöffneten Briefen haben, sortieren Sie diese entsprechend mit ein. Wenn Sie jetzt diverse Stapel mit Briefen haben, sollten Sie die Briefe chronologisch in die entsprechenden Order einheften. So haben Sie Ihre Unterlagen immer schnell griffbereit.

Es ist wichtig, sich JEDEN Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um diese wichtige organisatorischen Aufgaben zu erledigen. Es dauert nicht länger als 5 Minuten.

Einleitung Schuldenberatung | Die Schuldenübersicht